Informativa sul trattamento dei dati personali – Roadbooking (artt. 13 e 14 Reg. UE 2016/679)

Questa informativa spiega in modo semplice quali dati personali trattiamo quando utilizzi roadbooking.com, per quali finalità, con quali basi giuridiche e quali sono i tuoi diritti. Per i termini con iniziale maiuscola si rinvia alle definizioni contenute nei Termini e Condizioni della Piattaforma.

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento per le attività indicate come proprie nella presente informativa è ROADBOOKING S.R.L., con sede legale in Via Pianette 61, 25064 Gussago (BS), C.F./P. IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Brescia 04809720982, REA BS-643305, capitale sociale € 10.000,00 interamente versato.

PEC: roadbooking@pec.it · Email privacy: privacy@roadbooking.com · Referente privacy: agli stessi recapiti.

Roadbooking non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), poiché, allo stato, non ricorrono i presupposti dell’art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

2. A chi si applica

La presente informativa si rivolge a:

• Partecipanti, compresi gli ospiti che acquistano o utilizzano un Tour senza creare un account;
• Organizzatori e persone che operano per loro conto;
• visitatori della Piattaforma;
• persone indicate come contatti di emergenza.

La presente informativa non disciplina i trattamenti svolti dall’Organizzatore in qualità di titolare autonomo. L’Organizzatore determina e gestisce in autonomia i contenuti dell’offerta, il regolamento dell’Evento/Tour, i requisiti di partecipazione e le informazioni precontrattuali, e tratta i dati necessari all’organizzazione, all’esecuzione e alla gestione del proprio Evento/Tour secondo la propria informativa. Tale informativa, insieme al regolamento dell’Evento/Tour e alle altre informazioni precontrattuali applicabili, deve essere resa accessibile dall’Organizzatore nella pagina dell’Evento e/o durante il checkout. Il contatto di emergenza viene usato solo per gestire situazioni di emergenza e non riceve comunicazioni di marketing. Roadbooking non determina tali contenuti né assume il ruolo di parte del contratto relativo all’Evento/Tour; conserva il proprio ruolo di titolare autonomo per le attività indicate nella presente informativa e agisce come responsabile del trattamento solo quando tratta dati per conto dell’Organizzatore, secondo istruzioni documentate e l’accordo applicabile.

2.1. Definizioni essenziali

Evento: attività o manifestazione pubblicata sulla Piattaforma. Tour: variante acquistabile dell’Evento, con date, posti, prezzo e requisiti propri. Partecipante: chi acquista o fruisce di un Tour. Organizzatore: soggetto che organizza e gestisce l’Evento. Ordine: acquisto di un Tour concluso tramite la Piattaforma. Piattaforma: software di gestione e vendita online degli Eventi, marketplace e pagine pubbliche gestiti da Roadbooking. Documenti Richiesti: documenti e informazioni richiesti dall’Organizzatore per l’ammissione al Tour. Garage: area nella quale il Partecipante può conservare alcuni dati e documenti per usi successivi. Termini: Termini e Condizioni di Roadbooking.

3. Ruoli privacy

Roadbooking incassa i pagamenti in nome e per conto dell’Organizzatore, nei limiti previsti dall’art. 2, comma 2, lett. b), d.lgs. 11/2010. Per i propri obblighi di pagamento, identificazione e antiriciclaggio, il prestatore di pagamento opera anche quale titolare autonomo. Per i dati e i documenti richiesti dall’Organizzatore, inclusi i certificati medici, l’Organizzatore è titolare autonomo per le finalità proprie dell’organizzazione, dell’ammissione, dell’esecuzione e della gestione dell’Evento/Tour. Roadbooking opera quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR esclusivamente per le attività svolte per conto dell’Organizzatore secondo istruzioni documentate e l’accordo applicabile. I due ruoli possono coesistere per trattamenti diversi: Roadbooking resta titolare autonomo per le finalità proprie indicate nella presente informativa.

4. Dati trattati

Roadbooking tratta solo i dati necessari alle finalità descritte. Non raccoglie, di regola, dati non pertinenti all’Ordine o all’Evento.

5. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione

Per la gestione dell’Ordine, la prova della conclusione contrattuale, la prevenzione delle frodi e la tutela dei diritti, Roadbooking registra la versione, la data e l’ora della presa visione e dell’accettazione del regolamento e delle condizioni dell’Organizzatore, nonché dei Termini Roadbooking. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, per quanto necessario all’esecuzione del contratto e alla gestione dell’Ordine, e l’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR per la prevenzione delle frodi e la tutela dei diritti. Tali dati sono conservati secondo i tempi previsti per gli Ordini, ossia per la durata del rapporto e poi per 10 anni per esigenze civilistiche e fiscali, salvo tempi diversi imposti dalla legge o necessari per una contestazione. La registrazione di tali evidenze non rende Roadbooking parte del contratto relativo all’Evento/Tour, che resta concluso tra Partecipante e Organizzatore.

6. Dati sanitari e certificati medici

I certificati medici sono dati relativi alla salute e rientrano nelle categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 GDPR. Sono richiesti solo quando l’Organizzatore li prevede come requisito di ammissione al Tour. L’Organizzatore è titolare autonomo del trattamento; Roadbooking opera come responsabile ai sensi dell’art. 28 GDPR esclusivamente per le attività svolte secondo istruzioni documentate dell’Organizzatore e l’accordo applicabile.

Il consenso esplicito previsto dall’art. 9, par. 2, lett. a), GDPR viene richiesto e raccolto separatamente al momento del caricamento del certificato soltanto quando costituisce la base giuridica adeguata per lo specifico trattamento, non durante il checkout e non insieme agli altri consensi. Il consenso può essere revocato in ogni momento, ma non sostituisce eventuali altre condizioni di liceità richieste dalla normativa applicabile. Senza un certificato valido o senza il consenso necessario, quando richiesto, l’Organizzatore può non ammettere il Partecipante al Tour.

Il trattamento avviene nel rispetto delle misure di garanzia adottate dal Garante ai sensi dell’art. 2-septies del d.lgs. 196/2003. I dati sanitari non sono diffusi, come previsto dall’art. 2-septies, comma 8, del medesimo decreto.

I certificati sono conservati in un archivio privato. L’accesso è consentito esclusivamente al Partecipante, all’Organizzatore dell’Ordine e agli amministratori Roadbooking autorizzati, tramite link firmato valido per 5 minuti. Ogni accesso è registrato. I certificati sono esclusi dagli export massivi e non vengono mai usati per marketing, profilazione, statistiche o addestramento di sistemi di intelligenza artificiale.

7. Foto e riprese

Foto e riprese possono essere effettuate dall’Organizzatore o da soggetti autorizzati solo sulla base di un consenso facoltativo o di una liberatoria resa secondo le modalità comunicate dall’Organizzatore. Il rifiuto non impedisce la partecipazione al Tour, salvo che l’Organizzatore informi in modo chiaro di esigenze diverse per uno specifico Evento.

8. Conferimento dei dati

I dati obbligatori sono necessari per creare e gestire l’Ordine, riservare il posto, effettuare il pagamento e comunicare le informazioni di servizio. Il mancato conferimento impedisce, in tutto o in parte, l’acquisto o la fruizione del Tour. I dati facoltativi possono essere omessi senza conseguenze, salvo i Documenti Richiesti che l’Organizzatore stabilisce come condizione di ammissione. Le comunicazioni di marketing richiedono il consenso, quando previsto, e sono sempre facoltative.

9. Decisioni automatizzate e profilazione

Roadbooking non adotta decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sul Partecipante, ai sensi dell’art. 22 GDPR. L’approvazione o il rifiuto dei Documenti Richiesti è sempre effettuato da una persona dell’Organizzatore, che può fornire una motivazione.

I controlli automatici su posti disponibili, prezzi, scadenze e completezza dei dati applicano regole oggettive. I controlli antifrode sui pagamenti sono svolti da Stripe. Roadbooking non effettua profilazione pubblicitaria.

10. Destinatari dei dati

Roadbooking non vende dati personali. L’Organizzatore riceve dati personali soltanto nella misura necessaria alla propria iscrizione, ammissione e organizzazione, esecuzione e gestione dell’Evento/Tour, secondo il proprio ruolo di titolare autonomo e la propria informativa resa accessibile nella pagina dell’Evento e/o nel checkout. L’elenco aggiornato dei fornitori è pubblicato sulla Piattaforma. I fornitori che trattano dati per conto di Roadbooking sono nominati responsabili ai sensi dell’art. 28 GDPR, quando applicabile.

11. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

I dati sono conservati nell’Unione europea, inclusa l’infrastruttura di database e backup situata a Francoforte, secondo la configurazione del servizio. Se un fornitore o un suo subfornitore accede ai dati da un Paese fuori dallo Spazio economico europeo, Roadbooking applica le garanzie del Capo V GDPR: decisione di adeguatezza, incluso il quadro EU–U.S. Data Privacy Framework per i fornitori certificati, oppure clausole contrattuali standard della decisione UE 2021/914, con eventuali misure supplementari. Una copia delle garanzie può essere richiesta ai recapiti del titolare.

12. Sicurezza del trattamento

Roadbooking applica misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui isolamento dei dati per ruolo a livello di database, archivi privati, link temporanei, autenticazione senza password, registrazione degli accessi ai documenti sanitari, backup con procedure di ripristino e procedure di cancellazione. In caso di violazione dei dati personali, Roadbooking valuta l’obbligo di notifica al Garante entro 72 ore ai sensi dell’art. 33 GDPR e comunica la violazione agli interessati quando presenta un rischio elevato, ai sensi dell’art. 34 GDPR.

13. Diritti degli interessati

Puoi esercitare gratuitamente i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR e revocare il consenso ai sensi dell’art. 7, par. 3, GDPR. La richiesta deve essere inviata ai recapiti indicati nella sezione 1; Roadbooking può chiedere informazioni ragionevoli per verificare l’identità.

Rispondiamo entro un mese dalla richiesta. Il termine può essere prorogato di altri due mesi in caso di particolare complessità, informandoti entro il primo mese (art. 12, par. 3, GDPR). Le richieste relative ai trattamenti di cui l’Organizzatore è titolare autonomo devono essere rivolte anzitutto all’Organizzatore, ai recapiti e secondo le modalità indicate nell’informativa pubblicata per l’Evento/Tour. Roadbooking può assistere nell’inoltro quando tecnicamente possibile, ma non decide su tali richieste, salvo che riguardino trattamenti di cui Roadbooking è titolare autonomo. Le richieste relative ai trattamenti di titolarità di Roadbooking devono essere inviate ai recapiti indicati nella sezione 1.

14. Reclami e ricorsi

Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, oppure all’autorità di controllo dello Stato membro dell’Unione europea in cui risiedi o lavori. Resta fermo il diritto di proporre ricorso giudiziario nei casi previsti dagli artt. 78 e 79 GDPR.

15. Minori

La Piattaforma è riservata ai maggiorenni e i Tour possono essere acquistati solo da persone che hanno compiuto 18 anni. Se Roadbooking viene informata della presenza di dati riferiti a un minore raccolti in violazione di questa regola, li cancella senza ritardo, salvo obblighi di legge o necessità di tutela dei diritti.

16. Cookie

Per conoscere i cookie e gli strumenti simili utilizzati da roadbooking.com consulta la Cookie Policy. I cookie tecnici necessari al funzionamento possono essere usati senza consenso ai sensi dell’art. 122 d.lgs. 196/2003. Cookie analitici non anonimizzati, strumenti di profilazione e pixel pubblicitari sono attivati solo dopo il consenso raccolto tramite un banner conforme alle Linee guida del Garante del 10 giugno 2021. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento dal link disponibile nel piè di pagina della Piattaforma.

17. Intelligenza artificiale

Roadbooking può usare strumenti di intelligenza artificiale solo per predisporre bozze di traduzione dei testi di catalogo. I testi sono pubblicati dopo revisione umana. Roadbooking non usa dati personali per addestrare modelli di terzi né li inserisce in demo. Non utilizza sistemi di intelligenza artificiale per prendere decisioni sui Partecipanti o per effettuare profilazione. Eventuali nuove funzioni saranno introdotte dopo l’aggiornamento dell’informativa e nel rispetto del Regolamento (UE) 2024/1689.

18. Modifiche all’informativa

La versione vigente è pubblicata sulla Piattaforma con la data dell’ultimo aggiornamento. Le modifiche sostanziali sono comunicate agli utenti registrati con modalità adeguate. La versione dell’informativa visionata durante il checkout viene registrata insieme all’Ordine.